Osnivanje i organizacija
U skladu sa članom 139(4) Uredbe o sprovodjenju IPA-e, Operativne strukture osnivaju Zajednički tehnički sekretarijat (Joint Technical Secretariat – JTS) za pružanje podrške Operativnim strukturama i Zajedničkom nadzornom odboru prilikog obavljanja dužnosti iz njihove nadležnosti. Zajednički tehnički sekretarijat može imati prateća tela u svakoj zemlji obuhvaćenoj programom. U okviru Programa prekogranične saradnje za Srbiju – Bosnu i Hercegovinu, Zajednički tehnički sekretarijat biće uspostavljen zajedničkim sporazumom izmedju dvije Operativne strukture. Detalji će se utvrditi u pomenutom sporazumu.
Zajednički tehnički sekretarijat (JTS) snosi odgovornost za svakodnevnu realizaciju programa.
Zajedni?kim tehničkim sekretarijatom zajednič?ki upravljaju obe Operativne strukture.
Organizacija i kadrovsko popunjavanje Zajedničkog tehničkog sekretarijata
Sjedište Zajedničkog tehničkog sekretarijata nalazi se u Užicu, Republika Srbija.
Prate?e tijelo u Bosni i Hercegovini biće smješteno u Tuzli.
Zajedničkim tehničkim sekretarijatom upravlja šef Sekretarijata. JTS će zapošljavati medjunarodno osoblje, uključujući državljane BiH i Srbije. Osoblje JTS-a imenuju operativne strukture. Broj i kvalifikacije osoblja biće uskladjeni sa dole definisanim zadacima. Osoblje JTS-a pokrivaće potrebe na svim relevantnim jezicima – srpskom i službenim jezicima BiH, te engleskom.
Rad JTS-a i njegovog pratećeg tijela, uključujući troškove osoblja (sa izuzetkom plata državnih službenika), finansiraće se iz sredstava Prioriteta Tehničke pomoći. Detaljna pravila rada JTS-a biće utvrdjena bilateralnim sporazumom izmedju Operativnih struktura.
Sprovodjenje aktivnosti ce se vršiti prema planu rada koji jednom godišnje usvaja Zajednički nadzorni odbor.
Zadaci JTS-a
Zajednički tehnički sekretarijat snosi odgovornost za svakodnevnu implementaciju Programa u skladu sa odredbama sporazuma o realizaciji zaključenog izmedju operativnih struktura Srbije i BiH i u skladu sa odredbama nacionalnog zakonodavstva i zakonodavstva EU.
JTS pruža podršku Zajedničkom nadzornom odboru i Operativnim strukturama u izvršenju njihovih dužnosti, a, izmedju ostalog, posebno je odgovoran za obavljanje slijedećih zadataka:
- davanje imputa za izradu godišnjih i finalnog izveštaja o Programu prekogranične
saradnje;
- organizovanje sastanaka Zajedničkog nadzornog odbora i Zajedničkog upravnog odbora, ukljujučujući izradu nacrta zapisnika i njegovu dostavu;
- u saradnji sa Operativnim strukturama, planiranje i sprovo?enje informativnih
kampanja i ostalih aktivnosti usmerenih na upoznavanje javnosti sa Programom;
- primanje i evidencija prijava za projekte i organizovanje rada Zajedničkog upravnog odbora, uključujući sačinjavanje izveštaja o administrativnoj uskladjenosti i ispunjavanju uslova;
- priprema, uz usmjeravanje i podršku ugovornih tijela i Operativnih struktura,
standardizovanih obrazaca za podnošenje prijava za projekte, tabela za ocjenjivanje, smjernica za podnosioce prijedloga projekata, izvještaja o realizaciji i praćenju projekata, te dodjeli bespovratnih sredstava (uključujući finansijske izvještaje), po mogućnosti u što većoj mjeri zasnovanih na obrascima i modelima uvrštenim u PRAG-u (practical guide);
- organizovanje programa za info-dane i radionice za potencijalne podnosioce prijava,
uz vo?enje ra?una da se osigura dobra pokrivenost kvalifikovanog područja;
-
- pružanje podrške potencijalnim podnosiocima prijave pri pronalaženju partnera i pri izradi projekta;
- ohrabrivanje podnošenja prijava i davanje smjernica podnosiocima;
- savjetovanje podnosilaca prijava o implementaciji projekta, na primer organizovanjem radionica na temu javnih nabavki i monitoringa;
- razvoj i održavanje mreže zainteresovanih strana;
- kreiranje i ažuriranje baze podataka o potencijalnim podnosiocima prijava i učesnicima u radionicama i ostalim dogadjanjima;
- priprema, sprovodjenje i izvještavanje o posjetama terenu u svrhu monitoringa;
- priprema i publikovanje promotivnog materijala o Programu prekograni?ne saradnje;
- izrada i ažuriranje internet stranice;
- prisustvovanje redovnim sastancima Operativnih struktura i obukama.