Оснивање и организација

У складу са чланом 139(4) Уредбе о спровођењу ИПА-е, Оперативне структуре оснивају Заједничк технички секретаријат (Joint Technical Secretariat – JTS) за пружање подршке Оперативним структурама и Заједничком надзорном одбору приликог обављања дужности из њихове надлежности. Заједнички технички секретаријат може имати пратећа тела у свакој земљи обухваћеној програмом. У оквиру Програма прекограничне сарадње за Србију – Босну и Херцеговину, Заједнички технички секретаријат биће успостављен заједничким споразумом између две Оперативне структуре. Детаљи ће се утврдити у поменутом споразуму.
Заједнички технички секретаријат (ЈТС) сноси одговорност за свакодневну реализацију програма.
Заједничким техничким секретаријатом заједнички управљају обе Оперативне структуре.

Организација и кадровско попуњавање Заједничког техничког секретаријата

Седиште Заједничког техничког секретаријата налази се у Ужицу, Република Србија.
Пратеће тело у Босни и Херцеговини биће смештено у Тузли.
Заједничким техничким секретаријатом управља шеф Секретаријата. ЈТС ће запошљавати медјународно особље, укључујући држављане БиХ и Србије. Особље ЈТС-а именују оперативне структуре. Број и квалификације особља биће ускладјени са доле дефинисаним задацима. Особље ЈТС-а покриваће потребе на свим релевантним језицима – српском и службеним језицима БиХ, те енглеском.
Рад ЈТС-а и његовог пратећег тела, укључујући трошкове особља (са изузетком плата државних службеника), финансираће се из средстава приоритета Техничке помоћи. Детаљна правила рада ЈТС-а биће утврдјена билатералним споразумом измедју Оперативних структура.
Спроводјење активности ће се вршити према плану рада који једном годишње усваја Заједнички надзорни одбор.

Задаци ЈТС-а

Заједнички технички секретаријат сноси одговорност за свакодневну имплементацију Програма у складу са одредбама споразума о реализацији закљученог између оперативних структура Србије и БиХ и у складу са одредбама националног законодавства и законодавства ЕУ.
ЈТС пружа подршку Заједничком надзорном одбору и Оперативним структурама у извршењу њихових дужности, а, између осталог, посебно је одговоран за обављање следећих задатака:

  • давање импута за израду годишњих и финалног извештаја о Програму прекограничне

сарадње;

  • организовање састанака Заједничког надзорног одбора и Заједничког управног одбора, укљујучујући израду нацрта записника и његову доставу;
  • у сарадњи са Оперативним структурама, планирање и спроводјење информативних

кампања и осталих активности усмерених на упознавање јавности са Програмом;

  • примање и евиденција пријава за пројекте и организовање рада Заједничког управног одбора, укључујући сачињавање извештаја о административној ускладјености и испуњавању услова;
  • припрема, уз усмеравање и подршку уговорних тела и Оперативних структура,

стандардизованих образаца за подношење пријава за пројекте, табела за оцењивање, смерница за подносиоце предлога пројеката, извештаја о реализацији и праћењу пројеката, те додели бесповратних средстава (укључујући финансијске извештаје), по могућности у што већој мери заснованих на обрасцима и моделима уврштеним у ПРАГ-у (працтицал гуиде);

  • организовање програма за инфо-дане и радионице за потенцијалне подносиоце пријава,

уз водјење рачуна да се осигура добра покривеност квалификованог подручја;

    • пружање подршке потенцијалним подносиоцима пријаве при проналажењу партнера и при изради пројекта;
    • охрабривање подношења пријава и давање смерница подносиоцима;
    • саветовање подносилаца пријава о имплементацији пројекта, на пример организовањем радионица на тему јавних набавки и мониторинга;
    • развој и одржавање мреже заинтересованих страна;
    • креирање и ажурирање базе података о потенцијалним подносиоцима пријава и учесницима у радионицама и осталим догадјањима;
    • припрема, спроводјење и извештавање о посетама терену у сврху мониторинга;
    • припрема и публиковање промотивног материјала о Програму прекограничне сарадње;
    • израда и ажурирање интернет странице;
    • присуствовање редовним састанцима Оперативних структура и обукама.

припрема, спроводјење и извештавање о посетама терену у сврху мониторинга;

припрема и публиковање промотивног материјала о Програму прекограничне сарадње;

израда и ажурирање интернет странице;

присуствовање редовним састанцима Оперативних структура и обукама.