Operativna struktura u Srbiji je:
Vlada Republike Srbije – Ministarstvo za evropske integracije
Operativna struktura u Bosni i Hercegovini je:
Direkcija za evropske/europske integracije
Operativne strukture zemalja korisnica IPA fondova u Programu prekogranične saradnje za Srbiju i Bosnu i Hercegovinu nadležne su za programiranje i tehničku implementaciju Programa, a formirane su i uspostavljene od strane zemalja korisnica prema sljedećim odredbama:
- Za Program prekogranične saradnje Srbija – Bosna i Hercegovina, svaka zemlja korisnica obuhvaćena programom osnovaće Operativnu strukturu odgovornu za realizaciju onog dijela Programa koji se tiče dotične zemlje;
- Zadaci Operativne strukture obuhvataju pripremu Programa prekogranične saradnje u skladu sa članom 91. Uredbe o realizaciji IPA-e;
- Operativne strukture zemalja korisnica obuhvaćenih Programom uspostaviće blisku saradnju prilikom programiranja i realizacije relevantnog Programa prekogranične saradnje;
- Za svaki program prekogranične saradnje medju zemljama korisnicama, relevantne Operativne strukture uspostaviće Zajednički tehnički sekretarijat za pružanje podrške Operativnim strukturama, te Zajednički nadzorni odbor, u skladu sa članom 142. Uredbe o realizaciji IPA-e, za sprovodjenje odredjenih zadataka i obaveza;
- U slučaju centralizovanog upravljanja, funkcije i nadležnosti Operativnih struktura biće definisane u relevantnom prekograničnom programu, uz izuzetak tenderskih procedura, ugovaranja i plaćanja, što spada u nadležnost Komisije;
- Svaka zemlja obuhvaćena Programom imenovaće svoje predstavnike, uključujući predstavnike Operativnih struktura nadležnih za Program, koji će učestvovati u radu Zajedničkog nadzornog odbora. Kad je u pitanju sastav Zajedničkog nadzornog odbora, biće uzete u obzir odredbe člana 87 Uredbe o realizaciji IPA-e. Zajedničkim nadzornim odborom predsjedava predstavnik jedne od zemalja obuhvaćenih Programom (član 142(3) Uredbe o realizaciji IPA-e);
- Operativne strukture zemalja korisnica obuhvaćenih Programom i Zajednički nadzorni odbor vode računa o kvalitetu implementacije Programa prekogranične saradnje. One će vršiti nadzor na osnovu Indikatora utvrdjenih članom 94(1)(d) Uredbe o realizaciji IPA-e.
Operativne strukture u sklopu Programa prekogranične saradnje Srbija – Bosna i Hercegovina
U skladu sa funkcijama Operativnih struktura (utvrdjenih Uredbom o realizaciji IPA-e), Operativne strukture IPA Programa prekogranične saradnje Srbija – Bosna i Hercegovina, izme?u ostalog, obavljaju poslove koji obuhvataju:
- pripremanje Programa prekogranične saradnje u skladu sa članom 91 Uredbe o realizaciji IPA-e;
- imenovanje svojih predstavnika u Zajednički nadzorni odbor (JMC);
- uspostavljanje Zajedničkog tehničkog sekretarijata (JTS) i zapošljavanje osoblja;
- pripremanje i realizacija strateških odluka Zajedničkog nadzornog odbora, po potrebi uz podršku Zajedničkog tehničkog sekretarijata;
- uz podršku Zajedničkog tehničkog sekretarijata, uspostavljanje sistema za sakupljanje pouzdanih informacija o implementaciji Programa i dostavljanje relevantnih informacija Zajedničkom nadzornom odboru, IPA koordinatorima za Komponentu II i Evropskoj komisiji;
- vodjenje računa, u saradnji sa Zajedničkim nadzornim odborom, o kvalitetu implementacije Programa prekogranične saradnje, kroz monitoring na osnovu Indikatora utvrdjenih članom 94 (1)(d) Uredbe o realizaciji IPA-e;
- blagovremeno podnošenje godišnjih i finalnih izvještaja IPA nacionalnim koordinatorima i Komisiji, prema članu 144 Uredbe o realizaciji IPA-e, nakon pregleda tih izvještaja od strane Zajedničkog nadzornog odbora;
- osiguravanje praćenja ispunjavanja obaveza i vršenja isplata na nivou Programa;
- vodjenje računa o tome da korisnici bespovratne pomoći adekvatno realizuju projekat i sprovode finansijsko izvještavanje (monitoring), kao i kvalitetno finansijsko upravljanje (kontrola);
- pružanje potrebne podrške Ugovornim tijelima (npr. obezbjedjenjem modela tenderske dokumentacije, revizijom budžeta projekata koji se finansiraju iz grantova, izradom nacrta ugovora i prateće dokumentacije za angažovanje konsultanata, za nabavku roba i usluga neophodnih za sprovodjenje aktivnosti korisnika grantova ili u skladu sa prioritetom tehničke podrške (TA) u cilju odobrenja i daljeg procesuiranja tih aktivnosti od strane Delegacije EK); odgovornost za obavljanje ovog zadatka se može prenijeti na Zajednički tehnički sekretarijat;
- vodjenje računa o tome da su korisnici grantova dobili podršku u toku sprovodjenja nabavke; odgovornost za obavljanje ovog zadatka se može prenijeti na Zajednički tehnički sekretarijat;
- organizovanje informativne i promotivne aktivnosti u svrhu podizanja svijesti o šansama koje nudi Program prekogranične saradnje, ili davanje zaduženja Zajedničkom tehničkom sekretarijatu da sprovede ove aktivnosti (uključujući izradu nacrta plana informativnih i promotivnih aktivnosti koje odobrava Zajednički nadzorni odbor);
- ukoliko dobije takav zadatak od Zajedničkog nadzornog odbora, priprema revizije ili analize Programa prekogranične saradnje, koje bi omogućile postizanje ciljeva navedenih u članu 86(2) Uredbe o realizaciji IPA-e ili dovele do unaprijedjenja njegovog upravljanja.
